HighLevel Automation: Workflows erstellen, die automatisch Kunden gewinnen (inkl. KI Builder)
Wenn du HighLevel richtig nutzen willst, kommst du an Automationen nicht vorbei. Punkt. Viele denken am Anfang, Automationen wären so ein „nice to have“, aber in der Praxis ist genau das der Hebel, der dir Zeit spart, Leads nachfasst und aus Interessenten Kunden macht, ohne dass du jedes Mal manuell hinterherlaufen musst.
Wir haben in der Ausbildung schon über zwei Klassiker gesprochen: Abmeldelink mit Triggerlinks und was nach einer Terminbuchung passiert. Beides sind typische HighLevel Workflows. Aber das ist erst der Einstieg. Automation ist eines der wichtigsten Features, die HighLevel zu bieten hat, weil du damit extrem viele Probleme für deine potenziellen Kunden lösen kannst.
Und ja, ich tauche hier nicht komplett in die Tiefe ein, sonst sitzt du nachher drei Stunden vor dem Beitrag. Du bekommst hier das, was du wirklich brauchst, um sofort loszulegen.
Warum Automationen in HighLevel so mächtig sind
Automationen sind in HighLevel im Prinzip Workflows: Ein Trigger startet, dann laufen Actions ab. Und genau diese Kombination sorgt dafür, dass dein System arbeitet, während du dich um Vertrieb, Content oder Kunden kümmern kannst.
Typische Beispiele:
Formular wird ausgefüllt - Kontakt bekommt direkt eine Bestätigung per WhatsApp oder E-Mail
Termin wird gebucht - Follow-up Sequenz startet automatisch
Kunde antwortet auf WhatsApp - Workflow springt an und macht die nächsten Schritte
Tag wird vergeben - weitere Aktionen laufen gezielt los
Du kannst dir das wie ein kleines Schild vorstellen, das du jedem Lead umhängst: „Aktiv“, „Interesse“, „Termin gebucht“, „Follow-up nötig“. Diese Tags sind später Gold wert, weil du im CRM sofort siehst, was Sache ist.
👉 Wenn du HighLevel richtig lernen willst:
https://ghl-guide.de/ausbildung
Ordnung im Subaccount: So behältst du bei Automationen den Überblick
Wenn du irgendwann mehr als 10 Automationen hast, wird es ohne Struktur wild. In meinem Beispiel Subaccount sind es nur ein paar, aber in echten Accounts liegen schnell hunderte Workflows.
Was ich dir empfehle:
Ordner anlegen (z. B. „Testordner“, „Reaktivierung“, „Onboarding“)
Automationen nummerieren: 00_, 01_, 02_ usw.
Das wirkt banal, ist aber mega. Du findest deine wichtigsten Workflows später in Sekunden, statt dich durch eine endlose Liste zu klicken.
Workflows erstellen: Neu, Vorlage oder KI
In HighLevel hast du mittlerweile mehr Möglichkeiten als früher, einen Workflow zu erstellen:
Neu beginnen
Aus Vorlage auswählen
Importieren (z. B. Kampagne, Company-basierter Arbeitsablauf Beta)
Vorlagen funktionieren wie beim Website und Funnelbuilder: Du lädst dir etwas rein und passt es an. Praktisch, aber ich sage dir ehrlich: Du brauchst nicht ständig Snapshots oder Vorlagen. Wenn du das Prinzip verstanden hast, baust du Automationen schnell selbst.
Und jetzt kommt der spannende Teil: HighLevel hat einen KI Workflow Builder.
👉 Automationen in HighLevel im Detail:
https://ghl-guide.de/funktionen/automationen
HighLevel KI Workflow Builder: „Bauen mit KI“ und „Ask AI“
Wenn du in deinem Agency Account die Labs aktivierst, findest du im Subaccount plötzlich die Option „Bauen mit KI“. Zusätzlich gibt es oben „Ask AI“, also AI fragen.
Was du da machen kannst?
Du schreibst ganz normal rein, was du willst, zum Beispiel:
„Starte, wenn ein Lead ein Formular ausfüllt. Sende direkt eine WhatsApp Bestätigung, vergebe einen Tag Aktiv und sende nach drei Tagen eine E-Mail.“
Und ja, die KI baut dir das wirklich zusammen. Trigger, Actions, alles. Das musst du testen, weil das dir gerade am Anfang extrem hilft, schneller reinzukommen.
Die wichtigsten Einstellungen im Workflow, die du nicht übersehen darfst
Bevor du loslegst, geh einmal in die Workflow Einstellungen. Zwei Dinge sind in der Praxis entscheidend:
Erneut aktivieren
Damit stellst du ein, ob Leads mehrfach durch den Workflow laufen dürfen. Bei vielen Fällen willst du das nicht. Beispiel: Kostenloser Erstcall nur einmal.Anhalten bei einer Antwort
Wenn du E-Mail Automationen machst, kann es sinnvoll sein: Sobald jemand antwortet, fliegt er aus der Sequenz raus. Sonst ballerst du Follow-ups, obwohl der Kontakt schon reagiert hat.
Außerdem wichtig: Absendername und Absender E-Mail-Adresse. Wenn du die im Workflow setzt, musst du es nicht bei jeder Action neu eintippen.
Debugging wie ein Profi: Anmeldeverlauf und Ausführungsprotokolle
Wenn eine Automation nicht so läuft wie gedacht, brauchst du nicht raten. HighLevel zeigt dir alles:
Anmeldeverlauf: Wer ist gerade im Workflow, wo hängt er?
Ausführungsprotokolle: Welche Steps wurden ausgeführt, welche wurden skipped und warum?
Beispiel aus dem Skript: WhatsApp Action wird übersprungen, weil WhatsApp im Subaccount nicht eingerichtet ist. Genau sowas findest du in den Protokollen sofort. Das ist auch der Bereich, in dem wir in Community-Calls fast immer als Erstes reingehen.
Trigger, Tags und Reply Channel: So baust du smarte Workflows
Trigger sind der Startschuss. In HighLevel gibt es unendlich viele:
Formular ausgefüllt
Termin gebucht
Neuer Tag vergeben
Zahlung eingegangen
Warenkorb abgebrochen (E-Commerce)
Quiz ausgefüllt
Pipeline Stage geändert
Ein Trigger, den viele unterschätzen: Kunde hat geantwortet. Du kannst genau festlegen, über welchen Kanal, z. B. WhatsApp. Du kannst sogar sagen: Starte nur, wenn der Kontakt bereits den Tag „Aktiv“ hat. Und wenn du ganz genau sein willst: Starte nur, wenn die Nachricht eine bestimmte Phrase enthält, wie „Hallo“.
Damit baust du Workflows, die sich echt intelligent anfühlen.
👉 HighLevel CRM verstehen und sauber nutzen:
https://ghl-guide.de/funktionene/crm
Actions: Das nutze ich am meisten in HighLevel Automationen
Die wichtigsten Actions, die du ständig brauchst:
E-Mail senden
WhatsApp oder DM senden (wenn eingerichtet)
Tag hinzufügen oder entfernen
Kontakt erstellen oder updaten
Interne Benachrichtigung an dich oder dein Team
Aufgaben und Notizen setzen
Warten (Follow-ups, Drip Sequenzen)
Achte auf die kleine Krone bei manchen Actions. Das sind Premium Actions und kosten meist 1 Cent pro Ausführung. Das ist völlig okay, du musst es nur wissen.
Drip Mode: Pflicht, wenn du viele E-Mails verschickst
Wenn du gerade erst deine Dedicated Sending Domain angelegt hast, hat sie noch keine Reputation. Wenn du dann direkt tausende Mails rausschickst, landest du sehr wahrscheinlich im Spam.
Drip Mode löst das:
z. B. 50 E-Mails alle 5 Minuten
Leads „tropfen“ durch den Versand
weniger Risiko, Spam Reputation zu killen
Gerade Coaches und Agenturen, die 20.000 Leads importieren, sollten das unbedingt auf dem Schirm haben.
GPT powered by OpenAI in HighLevel: Modelle, Tokens und Kosten
HighLevel hat GPT powered by OpenAI direkt im Workflow. Das läuft tokenbasiert wie bei einer API und zählt meistens als Premium Action.
Spannend: Laut Skript ist die Nutzung in HighLevel aktuell 5 % günstiger als direkt über ChatGPT per API, weil HighLevel den Rabatt durch die hohe Nutzung weitergibt. Für alle, die sowieso mit ChatGPT Automationen bauen oder Texte dynamisch erzeugen wollen, ist das ein richtig interessantes Detail.
Wenn du HighLevel jetzt direkt mit verlängertem Zugang testen willst, dann nutz die 30-Tage-Testphase inklusive Zugriff auf die High Level Growth Community:
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